在香港有不少行業依然需要用大量現金去結數給人員或供應商，例如裝修判頭、小型餐室、運輸物流….等行業。

稅務局有一關於保存業務資料的條例，要求所有納稅人(包括受薪者、收租人仕)保存「適當」的財務記錄七年，以便隨時提供資料以作評稅之用。

上文提及「適當」，這是比較虛的形容詞。有規模的公司跟小商戶在保持「適當」財務記錄的做法是有天淵之別，但不等於小企業東主不去做好這項工作。

例如現金支出，上述幾個行業可以用日記薄、簽收單、收款人名字、身份証號碼、聯絡資料、支出性質等作為「適當」的記錄，千萬不要有出無「錄」，那老闆們只會自找麻煩。

我們事務所早幾年辦過一個個案，客戶是一間中型速遞服務商，每天須要處理大量的郵件、包裹；聘用的人員超過50%是兼職者，其中不乏家庭主婦。因此，該公司須要每天用現金付款給兼職人員，但會計人員辦事粗疏，老闆太忙也沒有關注，最終被稅務局詢問資料時無法提供「適當」支出記錄，因而稅務主任作出了六個課稅年度的盈利評估，需付稅款總數約2百萬元！

該公司的董事經朋友介紹認識了本事務所，我們接受了委聘作為稅務代表。在初步詢問業務流程之中，我們已發現了現金支出這一個大漏洞，之後立刻為該公司設計了一套「內部管理流程守則」，用幾個月的資料以作為基礎，調整公司的營業毛利率，以這「正確」的毛利率推算以往六年的經營所得，最終為稅務主任接納結案提議，於一年內完成調查，稅和罰款共約$70萬，該東主也能承受得起這個數字。 不要用「不懂」、「太忙」、「以為」作為辯解理由，稅務主任根本不會聽你的。